¿Son deducibles los artículos promocionales? Lo que dice la ley

Sí, en general los artículos promocionales son deducibles para una empresa en México cuando son estrictamente indispensables para su actividad —porque promueven su marca o sus productos—, están amparados con un CFDI a su nombre, se pagan por medios bancarios si superan el límite que fija la ley para pagos en efectivo y quedan registrados en contabilidad. La excepción importante son los obsequios: la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) no permite deducirlos, salvo que estén directamente relacionados con la venta de tus productos o servicios y se ofrezcan a los clientes en forma general. En Promomundo, tienda de artículos promocionales en Puebla, la factura se solicita al cotizar con tu razón social y RFC, y en esta guía te explicamos qué revisar para que tu compra quede bien soportada.

Aviso importante. Este artículo es información general basada en el texto vigente de la LISR, la Ley del IVA y el Código Fiscal de la Federación (CFF). No es asesoría fiscal. Cada empresa tiene un régimen y una situación distintos: consulta a tu contador antes de decidir cómo registrar una compra.

¿Qué dice la ley sobre la deducción de artículos promocionales?

La LISR no tiene un artículo dedicado a los promocionales. Su tratamiento sale de tres piezas que conviene leer juntas:

1. El artículo 25 enumera lo que las empresas pueden deducir. Entre otros conceptos incluye "los gastos netos de descuentos, bonificaciones o devoluciones", que es donde normalmente cae la publicidad.
2. El artículo 27 fija los requisitos que debe cumplir cualquier deducción autorizada.
3. El artículo 28 enumera lo que no es deducible. Ahí aparecen los obsequios y los gastos de representación.

En otras palabras, un promocional no es deducible "por ser promocional": lo es porque se trata de un gasto que cumple los requisitos del artículo 27 y no cae en ninguno de los supuestos del artículo 28.

Los requisitos generales del artículo 27

Para una compra de promocionales, los requisitos que más pesan son estos:

• Ser estrictamente indispensable para los fines de la actividad del contribuyente (fracción I).
• Estar amparada con un comprobante fiscal y, si el pago supera el límite que fija la ley, hacerse por transferencia desde una cuenta a nombre del contribuyente, cheque nominativo, tarjeta de crédito, débito o de servicios, o monedero electrónico autorizado por el SAT (fracción III).
• Estar debidamente registrada en contabilidad y restarse una sola vez (fracción IV).
• Tener el IVA trasladado en forma expresa y por separado en el comprobante, cuando el proveedor causa ese impuesto (fracción VI).
• Reunir los requisitos a tiempo: el CFDI debe obtenerse a más tardar el día en que se presenta la declaración, y su fecha de expedición debe corresponder al ejercicio en que se deduce (fracción XVIII).

¿Qué significa "estrictamente indispensable"?

La ley no lo define con una lista. En la práctica se entiende como un gasto relacionado con la actividad de la empresa y con su capacidad de generar ingresos. La Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON) ha publicado criterios en esa línea: uno sostiene que los gastos de promoción son estrictamente indispensables cuando se comprueba que tienen el fin de promocionar los productos, y otro, más reciente, que el valor de un gasto no es lo que decide su deducibilidad, sino su relación con la actividad. Son criterios orientadores que no obligan al SAT, pero muestran por dónde va la interpretación.

Para un promocional, la pregunta práctica es sencilla: ¿puedes explicar qué objetivo de negocio cumplió? Dar visibilidad a la marca en una expo, apoyar una promoción en punto de venta o reforzar la relación con todos los clientes de una línea son respuestas sólidas. "Lo compramos porque sobró presupuesto" no lo es.

¿Un promocional es publicidad o es un obsequio?

Esta es la distinción que más importa, porque define si aplica la regla general de deducción o la restricción del artículo 28. La fracción III de ese artículo dice que no son deducibles "los obsequios, atenciones y otros gastos de naturaleza análoga con excepción de aquéllos que estén directamente relacionados con la enajenación de productos o la prestación de servicios y que sean ofrecidos a los clientes en forma general".

Un gasto de publicidad o promoción busca dar a conocer la marca o impulsar ventas: bolsas con logo que se reparten en un stand, bolígrafos para una activación, cilindros que acompañan una compra. El destinatario suele ser amplio y el artículo funciona como soporte de la marca.

Un obsequio es una liberalidad hacia una persona concreta: una botella para el director de un cliente, una canasta para un proveedor, un regalo para la familia de alguien. Ahí la relación con la generación de ingresos es menos directa y la LISR lo trata con desconfianza.

Qué significa "ofrecidos a los clientes en forma general"

La ley no precisa qué es "en forma general". Entre los especialistas hay interpretaciones distintas: para unos significa a todos los clientes de la empresa; para otros puede bastar con todos los clientes de un segmento o una línea de negocio definida con un criterio objetivo. Lo que sí está claro es que un regalo elegido caso por caso, para unas cuantas personas, difícilmente entra en la excepción.

Si tu empresa entrega regalos a clientes, conviene dejar por escrito el criterio: qué clientes reciben qué artículo y por qué. Un criterio objetivo (por ejemplo, todos los clientes activos de una región o de un canal) es mucho más fácil de defender que una lista armada a mano.

Señales de que tu compra se parece más a un regalo

• El artículo no lleva tu marca ni ningún mensaje comercial.
• Lo reciben pocas personas, elegidas una por una.
• El valor por pieza es muy alto frente a tu práctica habitual.
• El destinatario no es cliente ni prospecto, o es un familiar.
• No hay relación visible con una venta, un producto o una campaña.

Ninguna de estas señales vuelve automáticamente no deducible una compra, pero juntas aumentan el riesgo de que el SAT la rechace. Recuerda también que la fracción IV del mismo artículo 28 excluye los gastos de representación.

¿Cómo se tratan los casos más comunes?

La tabla resume cómo suelen tratarse las compras de promocionales más frecuentes. Es una guía de orientación: el tratamiento final depende de los hechos de cada empresa y de la opinión de tu contador.

Promocionales en un evento o expo

Es el caso más claro. Si compras bolsas ecológicas como la Bolsa Laredo, de non woven de 70 g impresa en serigrafía, para repartir en tu stand, el fin promocional es evidente: tu marca viaja con cada visitante. Lo que hace fuerte la deducción es la evidencia de que el evento ocurrió y de que las piezas se entregaron. Toma fotos del stand con los artículos, guarda el registro de participación y anota cuántas piezas salieron por día. Si buscas ideas de artículos de alto alcance, revisa las bolsas ecológicas personalizadas del catálogo.

Regalos de fin de año a clientes

Aquí está la zona gris. Un termo con grabado láser o un set de libretas con tu logo enviado a toda tu cartera activa, con una tarjeta de la empresa, se parece mucho a una acción de relación comercial ofrecida en forma general. Un set de vinos para tres directores elegidos a mano se parece más a un obsequio. Si vas a armar regalos para clientes, define el criterio de selección antes de comprar y guárdalo junto con la factura. Para elegir artículos según el tipo de cliente, revisa nuestra página de regalos corporativos con logo.

Regalos a colaboradores

Los regalos para tu propio equipo tienen otro tratamiento y no conviene asimilarlos a la publicidad. Dependiendo de cómo se otorguen, pueden considerarse una prestación o un ingreso para el trabajador, con efectos en su nómina y en tu deducción; el artículo 28, fracción XXX, de la LISR limita la deducción de pagos que a su vez sean ingresos exentos para el trabajador. Antes de comprar kits de bienvenida, uniformes o regalos de fin de año para tu personal, revisa el caso con tu contador y con nómina. Si lo que buscas son ideas para reconocer a tu equipo, consulta la guía de regalos para colaboradores.

¿Qué datos debe llevar el CFDI de tus promocionales?

La versión vigente de la factura electrónica es el CFDI 4.0. Además de los datos del emisor, el artículo 29-A del CFF pide que el comprobante incluya, del receptor, la clave del RFC, el nombre o razón social, el código postal del domicilio fiscal y la clave del uso que se dará al comprobante. El estándar del CFDI 4.0 añade el régimen fiscal del receptor.

Revisa estos puntos antes de aceptar la factura:

• Nombre o razón social exactamente como aparece en tu constancia de situación fiscal. Si la constancia no incluye el régimen societario (por ejemplo, "S.A. de C.V."), no lo agregues, porque la validación del SAT puede rechazar el comprobante.
• RFC correcto y activo.
• Código postal del domicilio fiscal, no el de la sucursal que recibe la mercancía.
• Régimen fiscal del receptor, por ejemplo el general de ley para personas morales.
• Uso de CFDI compatible con tu régimen. Para promocionales registrados como publicidad suele usarse G03 (Gastos en general); si tu contabilidad los registra como mercancía, G01 (Adquisición de mercancías).
• Clave de producto o servicio de cada concepto. La elige quien emite la factura; en nuestra guía de la clave SAT de artículos promocionales explicamos cuál corresponde a cada artículo y a la personalización.
• Descripción clara de los bienes, con cantidad, unidad y clase, como pide el CFF. "Bolígrafo metálico con grabado láser del logotipo" sostiene mejor la operación que "artículos varios".
• IVA trasladado por separado.
• Método de pago: PUE cuando pagas en una sola exhibición al facturar, o PPD cuando pagas después o en parcialidades. En el segundo caso, el proveedor debe emitir además el complemento de recepción de pagos.

Desde 2026, el artículo 29-A del CFF agrega un requisito explícito: los comprobantes deben amparar operaciones existentes, verdaderas o actos jurídicos reales, y los que no lo hagan se consideran falsos. Por eso la evidencia de que la compra ocurrió pesa tanto como la factura misma.

En Promomundo, la factura se solicita en tu cotización con razón social y RFC, y los datos se confirman en la cotización antes de producir. Si tienes dudas sobre qué incluye una propuesta formal, revisa la guía de cómo cotizar artículos promocionales.

¿Cómo debes pagar para no perder la deducción?

La fracción III del artículo 27 es clara: cuando un pago supera el límite que fija la ley para pagos en efectivo, solo es deducible si se hace mediante alguno de estos medios:

1. Transferencia electrónica desde una cuenta abierta a nombre del contribuyente en una institución del sistema financiero.
2. Cheque nominativo de la cuenta del contribuyente, con su RFC y la leyenda "para abono en cuenta del beneficiario" en el anverso.
3. Tarjeta de crédito, débito o de servicios.
4. Monedero electrónico autorizado por el SAT.

En la práctica, para compras de promocionales, que suelen superar ese límite, la regla es pagar siempre desde la cuenta de la empresa. Tres errores frecuentes:

• Pagar con la tarjeta personal de un empleado y luego reembolsarle. La cuenta no está a nombre de la empresa y la deducción queda en riesgo.
• Dividir un pedido en varios pagos en efectivo para no rebasar el límite. Es un riesgo innecesario y difícil de justificar ante una revisión.
• Pagar sin que el método de pago del CFDI coincida con lo que realmente ocurrió. Si pagaste después de facturar, el comprobante debió ser PPD y debe existir su complemento de pago.

¿El IVA de los promocionales es acreditable?

En términos generales, sí, cuando la compra es deducible. El artículo 5 de la Ley del IVA establece cuatro requisitos principales para acreditar el impuesto:

• Que corresponda a bienes o servicios estrictamente indispensables, y la propia ley aclara que lo son las erogaciones deducibles para el ISR. Si una compra es solo parcialmente deducible, el IVA se acredita en la misma proporción.
• Que el IVA se haya trasladado expresamente y conste por separado en el CFDI.
• Que el IVA trasladado se haya pagado efectivamente en el mes de que se trate.
• Que, si hubo retención del impuesto, esta se entere en los plazos de ley.

La consecuencia práctica es directa: si un regalo cae en la restricción del artículo 28 y no es deducible, su IVA tampoco es acreditable. Hay un matiz adicional que tu contador debe revisar: el artículo 8 de la Ley del IVA considera enajenación la donación que realizan empresas cuando el donativo no es deducible para el ISR. En regalos no deducibles, eso puede tener efectos de IVA para quien regala.

¿Qué evidencia conviene guardar de cada compra?

La factura demuestra que hubo un comprobante; la evidencia demuestra que hubo una operación real con un fin de negocio. A esto se le conoce como materialidad, y es lo primero que se revisa cuando el SAT cuestiona una deducción.

Para una compra de promocionales, arma un expediente con:

• Solicitud interna o requisición que explique el objetivo: evento, campaña, lanzamiento o temporada.
• Cotización del proveedor, con producto, personalización y envío desglosados.
• Orden de compra aprobada por quien tiene facultades.
• Muestra digital aprobada, que deja constancia del logotipo, la posición y los colores. Es una prueba sencilla de que el artículo se personalizó para tu marca.
• CFDI en XML y PDF y el comprobante bancario del pago.
• Evidencia de recepción: guía de envío, nota de entrega firmada o acta de recepción.
• Fotos de la campaña: el stand con los artículos, la activación o los kits armados.
• Listas de entrega: quién recibió qué, cuándo y dónde. En regalos a clientes, la lista con el criterio de selección; en colaboradores, la lista firmada.
• Resultados, si los mides: prospectos captados, cupones canjeados o ventas del periodo.

Expediente por campaña: cómo organizarlo

Lo más práctico es una carpeta por campaña o evento, no por factura. Nombra cada archivo con fecha y concepto, y guarda en el mismo lugar la cotización, la muestra aprobada, el CFDI, el pago y las fotos. Cuando alguien pregunte dentro de dos años para qué se compraron 500 cilindros, la respuesta estará completa en un solo sitio. Esa misma carpeta te sirve para medir resultados: si quieres convertir la evidencia en un análisis de retorno, revisa cómo calcular el ROI de artículos promocionales.

¿Cuándo se deduce la compra y qué pasa con los anticipos?

El momento importa, sobre todo en compras de fin de año. La fracción XVIII del artículo 27 pide que la fecha de expedición del CFDI corresponda al ejercicio en que se deduce el gasto. Si pides tus regalos en diciembre y la factura se emite en enero, la deducción se va al ejercicio siguiente.

Para los anticipos, la misma fracción prevé una regla específica: un anticipo por gastos es deducible en el ejercicio en que se paga, siempre que tengas el CFDI del anticipo en ese mismo ejercicio y el CFDI por el total de la operación a más tardar el último día del ejercicio siguiente.

Tres recomendaciones para cerrar el año sin sorpresas:

1. Define con tu contador en qué ejercicio quieres registrar el gasto antes de aprobar la compra.
2. Pide al proveedor que la factura salga con la fecha que corresponde a ese ejercicio y con los datos correctos desde la primera emisión.
3. Si pagas un anticipo, solicita su CFDI y da seguimiento al comprobante final.

Planear el presupuesto con anticipación ayuda a que la compra no se apriete contra el cierre fiscal; la guía de presupuesto para artículos promocionales te ayuda a repartirlo por trimestre.

¿Qué cambia si eres persona física o tributas en otro régimen?

Esta guía se enfoca en empresas del régimen general de personas morales. Si eres persona física con actividad empresarial o servicios profesionales, tus requisitos de deducción están en el artículo 105 de la LISR, que pide, entre otras cosas, que los gastos hayan sido efectivamente pagados en el ejercicio. Además, el artículo 103 remite a la lista de gastos no deducibles del artículo 28, así que la regla de obsequios también te aplica.

Si tributas en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) o en otro régimen especial, las reglas cambian en aspectos importantes. En esos casos, confirma con tu contador cómo se tratan los promocionales antes de comprar.

Checklist fiscal antes de comprar promocionales

Antes de enviar la orden de compra, repasa esta lista con tu área de finanzas:

• El objetivo de negocio de la compra está escrito: evento, campaña, temporada o clientes.
• Los artículos llevan la marca de la empresa o un mensaje comercial.
• Si son regalos para clientes, el criterio de selección es general y está documentado.
• Si son para colaboradores, nómina y tu contador ya revisaron el tratamiento.
• Tus datos fiscales coinciden con la constancia: razón social, RFC, código postal y régimen.
• El uso de CFDI está confirmado con tu contador.
• El pago saldrá de una cuenta o tarjeta a nombre de la empresa.
• Tienes la cotización, la orden de compra y la muestra digital aprobada.
• Hay un responsable de tomar fotos y llevar las listas de entrega.
• La fecha de la factura corresponde al ejercicio en que quieres deducir.

Cotiza con tus datos fiscales desde el principio

Cuando ya sabes qué necesitas, arma tu pedido en el carrito de cotización con los productos, colores y cantidades, e indica tu razón social y RFC para la factura. La cotización desglosa producto, personalización y envío, y antes de producir recibes una muestra digital para aprobar la posición, el tamaño y los colores de tu logotipo: un documento que, además, se suma a la evidencia de tu compra. Si tienes un caso especial, como regalos para clientes con criterios distintos por segmento, cuéntanoslo al cotizar y, en paralelo, valida el tratamiento fiscal con tu contador.